O guia definitivo para priorizar seu trabalho e sua vida
Produtividade

O guia definitivo para priorizar seu trabalho e sua vida

Você já se pegou dizendo a um amigo ou colega que está “muito ocupado” sempre que perguntam como você está? Ou que você “tem muito o que fazer e quase não tem tempo para si mesmo”?

Estas são respostas comuns à pergunta: “como vai você?”. Talvez você veja isso como uma resposta fácil que não precisa de muita explicação. Ou pode ser que você não acredite no final da semana, se perguntando para onde foi todo aquele tempo.

A realidade é que o tempo é precioso e não espera por ninguém. No entanto, muitos de nós perdemos tempo inconscientemente; mas quando essa compreensão entra em ação, geralmente é tarde demais ou você tem pouco tempo de sobra. E, o resultado final do que você pretendia realizar pode ser alterado ou falhar completamente.

Pense na hora em que você teve que acordar cedo para uma reunião importante no trabalho; no entanto, na noite anterior você estava acordado até tarde assistindo a uma série de TV. Você acabou acordando tarde na manhã seguinte e teve que correr para o trabalho, o que o deixou nervoso e pouco preparado para a reunião. Você realmente teve que assistir aquelas séries de TV tarde da noite? Ou você poderia ter usado esse tempo para um descanso precoce?

Ou então, que tal aquele tempo que você tinha um prazo a cumprir e passou todas as noites naquela semana trabalhando até tarde para concluir o projeto. Você realmente tinha que passar todas as noites trabalhando até tarde no escritório? Ou você poderia ter priorizado melhor seu tempo e concluído o projeto durante seu horário normal de trabalho?

Tenho certeza de que somos todos culpados de não gastar nosso tempo com sabedoria em algum momento de nossas vidas.

Mas não vamos nos concentrar no tempo que já foi gasto; em vez disso, vamos ver como podemos priorizar e aproveitar o tempo que ainda temos!

Como aproveitar seu tempo

Voltando à antiga batalha de Quantidade versus Qualidade, o que você acha que é mais importante? E se eu dissesse que você não precisa se preocupar com quanto tempo resta - em vez disso, concentre-se em como você está aproveitando o tempo que tem para que valha a pena muitos outros momentos valiosos no futuro?

Isso mesmo. Você pode facilmente multiplicar ou investir no tempo de que dispõe agora. Dessa forma, você terá muito mais retornos no futuro, em vez de apenas perder tempo no presente. E, uma forma simples de investir no tempo agora - para que se torne tempo de qualidade - é priorizar.

Tenho certeza de que você já ouviu isso antes. Não é novo. No entanto, quantos de nós realmente sentam-se intencionalmente para priorizar as tarefas e responsabilidades diárias? Ainda menos provável, quantos de nós conhecem um método que pode nos ajudar a decidir sem esforço o que é importante o suficiente para ocupar uma hora de tempo e o que pode ser ignorado?

Aqui está uma habilidade importante que quero apresentar a você:

Determinar valor em qualquer tarefa ou ação

Antes de decidir sobre o que priorizar, você precisa saber o quão importante é essa ação.

Valor é o que você ganha com uma ação que realiza. É o benefício que você está obtendo em troca de gastar seu tempo. Às vezes, o valor é imediato ou de curto prazo; outras vezes, só é realizado a longo prazo.

Portanto, quando você investe em tempo, na verdade está criando valor futuro pelo tempo que dedica agora. Normalmente, os benefícios não são imediatos e demoram a se manifestar. Mas, uma vez realizados, são desfrutados por um longo período de tempo.

Reduzir Tempo despesas

O gasto de tempo, por outro lado, cria benefícios de curto prazo às custas do seu tempo atual. Normalmente, os benefícios são aproveitados rapidamente, mas são pontuais. Então, uma vez feito, acabou.

Esteja você ciente disso ou não, suas tarefas são priorizadas automaticamente por seu cérebro. Algumas tarefas podem aproximá-lo de seus objetivos, enquanto outras não levam você a lugar nenhum. Fora do trabalho, a maioria das pessoas raramente planeja suas tarefas deliberadamente, o que permite que sejam conduzidas automaticamente.

É aqui que você acaba se sentindo 'ocupado' o tempo todo devido a algumas das ações que está realizando não necessariamente se alinhe com o que você deseja no futuro. A consequência é que gastamos muito do nosso precioso tempo em desperdícios de tempo e muito pouco em investimentos de tempo.

Isso faz com que muitas pessoas fiquem presas no mesmo loop, dia após dia, mês após mês, ano após ano.

Simplesmente determinando o valor de suas ações ou tarefas diárias, você já estará priorizando intencionalmente a uma taxa muito mais eficiente. Isso não apenas reduzirá o gasto de tempo, mas aumentará os investimentos de tempo que você poderá usar em um futuro próximo para áreas muito mais importantes de sua vida.

Deixe-me pintar um cenário. Digamos que você vá passar uma semana de férias na Austrália. É a primeira vez que você está viajando para a Austrália e há tantas atividades que deseja fazer, locais que deseja ver e restaurantes e lanchonetes que gostaria de visitar.

Toda essa pesquisa pode ser muito complicada e você pode não saber por onde começar! Devo reservar um hotel primeiro? Ou obter meus voos? Mas e se eu decidir por um hotel específico e perceber que ele fica longe de todas as atrações principais? Devo então procurar quais atrações desejo visitar primeiro? Essa lista pode continuar!

Para não se sobrecarregar ou planejar demais o itinerário de sua viagem, aqui está onde Determinar o valor de cada ação ou tarefa pode ajudá-lo a priorizar sem esforço.

Comece com sua intenção

Qual é o propósito destas férias? Depois de saber o propósito destas férias, você poderá listar uma série de tarefas ou ações, como reservar um hotel, reservar voos e transporte terrestre, reservar ingressos para certas atrações, fazer reservas em restaurantes, etc.

Depois de compilar sua lista, a próxima etapa é simplesmente categorizá-la em 3 critérios:

Itens indispensáveis, Devem ter e Bom ter.

Os itens obrigatórios são tarefas absolutamente críticas para atingir o objetivo e devem ter prioridade em termos de recursos e tempo.

O que deve ter são importantes, mas não críticos; deixá-los de fora pode diminuir o impacto do seu resultado.

E os bons de ter são apenas opcionais. Não tê-los não afetará o resultado do seu objetivo.

Depois de conseguir organizar sua lista de acordo com esses 3 critérios, você já está um passo mais perto de priorizar de forma eficaz e gastar tempo de qualidade com as tarefas obrigatórias. E, isso será uma virada de jogo. Você será capaz de comunicar facilmente em que está gastando seu tempo e descobrirá que tem mais tempo de sobra porque é muito claro o que vale a pena pular!

Isso pode ser aplicado a qualquer aspecto da sua vida, seja você um profissional que trabalha em tempo integral, um pai que fica em casa ou um pai que trabalha. Se você já usou a expressão “Tenho estado muito ocupado” ao falar com alguém, recomendo que experimente.

Quantifique suas tarefas

Agora que você sabe como determinar o valor de suas ações gastas, o próximo passo para uma priorização eficaz seria quantificar suas tarefas para que possa decidir objetivamente o que é mais importante. Isso é especialmente útil quando você tem vários itens em cada critério Deve ter, Deve ter e É bom ter.

Quantificar suas tarefas atribuindo um valor permitirá que você veja objetivamente a importância, tornando mais fácil saber em qual tarefa trabalhar primeiro. Dessa forma, você pode ter certeza de que o tempo e o esforço que você dedicou são de qualidade.

Reflexões finais

O gerenciamento do tempo é apenas uma peça de um quebra-cabeça maior de mudanças pelo qual você pode passar para dar uma guinada em sua vida e encontrar mais satisfação. Muitas vezes, quando você passa por um obstáculo ou limitação na vida, não é apenas por causa de uma falha ou de uma decisão isolada que você tomou.

Muitas vezes, é um processo e resultado de muitas ações que resultaram em onde você está agora, então você deve ir mais fundo para refletir e ver como as coisas podem ser feitas de maneira diferente.

Saiba mais dicas de gerenciamento de tempo:

  • 10 maneiras práticas de melhorar Habilidades de gerenciamento de tempo
  • Como dominar a arte da priorização
  • Como enfocar e maximizar sua produtividade (o guia definitivo)

Crédito da foto em destaque : Marten Bjork via unsplash.com