Alcance a caixa de entrada zero para aumentar 100% da eficiência da equipe
Desenvolvimento

Alcance a caixa de entrada zero para aumentar 100% da eficiência da equipe

Fundadores e CEOs sempre têm pouco tempo e seus pratos nunca serão liberados. Mas, para ter sucesso a longo prazo, todos os líderes precisam decidir sobre coisas estratégicas que não podem deixar escapar. Esses resultados financeiros formam os rituais que ajudam os líderes a tomar decisões importantes para ajudar suas equipes a realizar o trabalho. Está provado várias vezes que fundadores como Bill Gates e Mark Zuckerberg precisam ter uma ética de trabalho "sobre-humana" [1] para manter o controle de seus negócios.

Seja usando as mesmas roupas de Obama, Zuckerberg , e o falecido Steve Jobs faz, ou definir horários fixos para terminar todas as suas tarefas, ter um ritual de âncora é fundamental. Ao liderar uma empresa, o papel mais crítico de um líder é a tomada de decisões. Você não quer se tornar o gargalo [2] que está prendendo os incríveis membros da sua equipe.

Para ajudar seu negócio a crescer, você deve alcançar a caixa de entrada 0. Garantindo que você ' Tendo tratado todas as mensagens no final do dia, sua equipe será capaz de começar a correr amanhã. Abaixo estão as maneiras de fazer isso.

Desative todas as notificações

Primeiro, desative todas as suas notificações. O custo da troca de tarefas [3] pode quebrar sua linha de pensamento e se tornar uma diversão completa. Por mais tentador que seja pensar que você deve atender aquelas ligações ou responder a uma mensagem direta, não. Em vez disso, criando um buffer de tempo de resposta para proteger seu foco. Você está se dando espaço para retornar apenas aos itens importantes mais tarde. Leia aqui para ver por que a multitarefa não é tão boa quanto você esperava.

Defina horários para verificar as mensagens

Dê a si mesmo dois ou três horários fixos ao longo do dia para limpar sua caixa de entrada e outros aplicativos como Slack, Hipchat, Pipedrive para vendas e até Git se você for técnico. Ao conceder-se um bloco de tempo para responder às mensagens, você também está dando mais tempo para dar respostas ponderadas. As mensagens geralmente caem no tipo de trabalho de resolução de problemas ou planejamento [4] que é uma mentalidade diferente das tarefas procedimentais.

Use ferramentas de automação para que nada escape

Use uma ferramenta para ajudar você reúne todas as suas mensagens em um só lugar, como Franz. Ainda mais simples, marque todas as suas plataformas de mensagens (e-mail, Whatsapp, Trello, Asana, Missive ou Pipedrive) em uma pasta do navegador e abra todas de uma vez. Automatize tarefas como essas para não perder tempo pensando em quais plataformas ou canais verificar todos os dias.

Não se dê o amanhã

“Vou verificar essa mensagem amanhã” é um luxo que você nunca poderá se permitir. Essa única mensagem rapidamente se tornará duas, três e uma pilha desesperada no final da semana. Produtividade é a mentalidade de manter um padrão. Se você ficar acordado até tarde para limpar sua caixa de entrada, pense em otimizar sua programação de outras maneiras. Por exemplo, você pode delegar algumas tarefas de tomada de decisão aos líderes de equipe? Outra forma é reorganizar sua agenda social ou encontrar os melhores horários durante o dia para trabalhar em diferentes tarefas.

Faça uma pergunta básica Sim / Não

Finalmente, aprenda a priorizar instantaneamente rastreando mensagens com uma pergunta sim / não. Ao digitalizar uma notificação, pergunte-se: isso levará menos de 2 minutos para resolver? Se sim, desmarque agora para reduzir sua lista de tarefas. Se demorar mais, crie um item em seu aplicativo de tarefas favorito. Considere também a importância e a urgência. Alguém depende da sua resposta? Se sim, e sua resposta ocupa apenas uma linha, forneça uma resposta para permitir que seu colega continue seu trabalho.

Como líder, suas respostas são essenciais para orientar sua empresa . Ao fazer pequenas mudanças comportamentais, você pode chegar à caixa de entrada 0, examinando as prioridades das mensagens e agendando horários dedicados para a resposta.

Crédito da foto em destaque: Freepik via freepik.com

Referência

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Business Insider: Os hacks de produtividade pouco ortodoxos de Elon Musk, Bill Gates e Mark Zuckerberg

[2]

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Médio: como atraiu membros incríveis da equipe como um fundador introvertido

[3]

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Empresa rápida: trabalhador, interrompida: o custo da troca de tarefas

[4]

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99u: Os 5 tipos de trabalho que preenchem o seu dia