8 ferramentas que o tornam mais produtivo com o Microsoft Office
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8 ferramentas que o tornam mais produtivo com o Microsoft Office

Word, Excel, PowerPoint e Outlook: são eles que tornam o Microsoft Office o pacote de ferramentas mais usado do mercado. Mas mesmo o Office tem suas limitações. Existem problemas que você enfrenta diariamente que levam tempo - tempo que poderia ser melhor gasto em outras coisas. Embora você possa ter aplicativos incríveis que aumentam sua produtividade em outras áreas da sua vida, você pode não estar ciente de que também existem algumas ótimas ferramentas de suplemento para o Office. Alguns deles são até gratuitos. Aqui estão oito dos melhores, prontos para download rápido e uso imediato.

1. ShapeChef

O ShapeChef é uma ótima ferramenta publicada recentemente pela Wulfsoft. Ele fornece modelos, diagramas, gráficos e um enorme conjunto de ícones para PowerPoint, e a coleção continua crescendo. O site ShapeChef dá uma ideia de tudo o que ele tem a oferecer. Existem pacotes de organizações individuais a grandes, e as licenças nunca expiram.

O ShapeChef adiciona um painel de biblioteca à janela do PowerPoint para acesso rápido. Os elementos são organizados em categorias, ou você pode usar o recurso de pesquisa para encontrar o que deseja. Depois de encontrar uma imagem ou ícone adequado, arraste e solte-o do painel da biblioteca para o slide do PowerPoint. É muito fácil.

Existem outros benefícios também. Você pode adicionar suas próprias imagens à biblioteca e, claro, compartilhar com outras pessoas para que todos se beneficiem de suas criações. Esse recurso torna mais fácil manter a consistência em toda a sua equipe ou organização.

A melhor parte? Chega de pesquisar em toda a web por uma imagem apropriada e se preocupar com atribuições.

2. FlowBreeze

Se você está cansado de tentar desenvolver fluxogramas com ferramentas de desenho e setas que nunca terminam no lugar certo, você pode desistir de todo esse trabalho usando o FlowBreeze. Esta ferramenta incrível é um add-in para Excel que facilita a criação de fluxogramas que parecem totalmente profissionais.

Tudo que você precisa fazer é inserir o texto e a ferramenta gera automaticamente as formas de cada etapa. Cada forma e pedaço de texto é formatado e os símbolos são perfeitamente alinhados com setas de conexão colocadas automaticamente. Melhor ainda, há um assistente de “texto para fluxograma” que converterá um arquivo Word existente em um gráfico. Com FlowBreeze você pode:

  • Começar a criar rapidamente usando o guia de inicialização fácil de seguir;
  • Use 84 formatos integrados para estilizar seus próprios símbolos;
  • Escolha entre 21 formatos de conectores: reto, em cotovelo ou curvo;
  • Insira imagens diretamente nos símbolos;
  • Exporte fluxogramas finalizados em sua escolha de cinco formatos de imagem; e
  • Salve gráficos como arquivos do Excel para que outras pessoas possam visualizá-los e editá-los.

Após um período de teste gratuito de 30 dias, você pode adquirir um único usuário ou licença de site. É um pagamento único.

3. ASAP Utilities

Definitivamente não é uma criança nova no bloco, ASAP Utilities é um suplemento do Excel que preenche as lacunas e ajuda com aquelas coisas que você não pode fazer com o Excel simples. Ele já existe há 17 anos e acabou de ser atualizado para sua versão mais recente (5.6) em dezembro de 2015. Você realmente precisa visitar o site ASAP Utilities e ver alguns dos vídeos que demonstram todos os seus recursos. Em seguida, vá para a página de avaliações do cliente e veja o que os profissionais que a usam atualmente estão dizendo.

Existem mais de 300 recursos - muitos para citar aqui - mas basta dizer que você economizará pacotes de tempo de usá-los. Por exemplo, você já quis transpor uma coluna em várias linhas para poder criar uma tabela? O ASAP Utilities torna tudo mais fácil.

Embora o número de recursos possa parecer excessivo, você pode simplesmente escolher aqueles de que precisa conforme a necessidade. Siga as instruções simples e o ASAP Utilities economizará tempo e estresse.

4. Suplemento da Wikipedia

Então, você está escrevendo, compondo talvez um ensaio ou parte do conteúdo para o seu blog e precisa de algumas informações básicas sobre um artista, uma cidade ou um livro. Você pode parar o que está fazendo, ficar on-line e acessar a Wikipedia para obter essas informações e, em seguida, copiar o que precisa, voltar ao seu documento do Word, colá-lo e reformular para colocá-lo em suas próprias palavras. Fale sobre muitas interrupções no seu fluxo de trabalho. E tão desnecessário.

Com o aplicativo Wikipedia Add-in, você pode acessar as informações da Wikipedia diretamente de seu arquivo Word, economizando tempo e aborrecimento. Quando você digita o termo de pesquisa, o aplicativo pesquisa automaticamente o banco de dados da Wikipedia e fornece os resultados em um painel de tarefas. Você pode então escolher ver texto, imagens ou ambos. Melhor ainda, você pode selecionar uma cotação e ela será inserida automaticamente em seu documento do Word.

Existem alguns requisitos de sistema para este aplicativo gratuito: Internet Explorer, mais Word ou Excel 2013, Word ou Excel online ou Word ou Excel para iPad. É isso.

  • O suplemento da Wikipedia está disponível em mais de 20 idiomas.
  • Se você está procurando a maneira mais rápida de acessar o material de referência, não há ferramenta melhor do que esta.
  • Para começar, basta acessar o site e clicar em “Adicionar”. Feito e feito.

5. Guias do Office

Trabalhar com vários documentos ao mesmo tempo é um pouco incômodo no Microsoft Office. Você precisa alternar entre janelas diferentes para reunir e inserir informações no Word, Excel ou PowerPoint.

As guias do Office permitem que você abra todos os documentos de que precisa de uma vez em uma única janela e visualize cada documento como um arquivo com guias. E funciona com todas as edições do Microsoft Office de 2003 em diante. A ferramenta tem três componentes: Guias para Word, Guias para Excel e Guias para PowerPoint, para que você possa puxar documentos de qualquer uma dessas três fontes para visualizar juntos.

A ferramenta permite que você trabalhe com todos os arquivos e, em seguida, feche todos com um clique (ainda é possível fechá-los individualmente, se necessário). Você também pode salvar as alterações pendentes para todos os documentos com um único clique em “Salvar tudo”.

Apenas alguns dos outros recursos incluem:

  • A capacidade de personalizar suas guias usando qualquer um dos onze estilos fornecidos;
  • Nomes de arquivos inteiros (atualmente, se o nome do seu arquivo for muito longo, ele será cortado; as guias do Office exibirão o nome completo );
  • Arquivo pequeno, para que o desempenho do Office não seja prejudicado de forma alguma; e
  • Muitos atalhos.

Acesse o site, dê uma olhada e baixe a edição básica gratuita ou a edição corporativa, que obviamente oferece recursos adicionais. Com uma licença de usuário permanente, você também obtém atualizações gratuitas e suporte por dois anos. Você também encontrará um tutorial no site.

6. Kutools para Outlook

Este oferece um grande número de recursos para serem usados ​​com o Outlook, projetados para agilizar o tratamento de e-mail e economizar muito tempo. Basicamente, o Kutools for Microsoft Outlook fornece recursos para simplificar todas as tarefas rotineiras que você precisa realizar todos os dias, como:

  • Criação de respostas automáticas de "fora do escritório";
  • Criação de personalizações CC e BCC automáticas para os encaminhamentos;
  • Encaminhamento de vários e-mails de uma vez; e
  • Classificação por lixo eletrônico com filtros melhores.

Com um único clique, você também pode:

  • Pesquisar todos os e-mails de um remetente, endereço de e-mail ou domínio;
  • Responder ou encaminhar vários e-mails de uma só vez;
  • Excluir todos os e-mails de um remetente ou com uma linha de assunto específica;
  • Excluir e-mails duplicados, nomes de contato ou endereços de e-mail; e
  • Bloqueie remetentes, assuntos ou palavras-chave do corpo.

Uma licença vitalícia também fornecerá atualizações gratuitas e suporte por dois anos. Várias licenças vêm com preços com desconto.

Se o e-mail ocupa uma grande parte do seu dia de trabalho, você precisa desta ferramenta.

7. Acompanhamento por e-mail

Esta é outra ferramenta de suplemento muito simples para o Outlook. Se o e-mail é uma parte importante do seu trabalho profissional, você entende a frustração de enviar um e-mail, esperar uma resposta e depois não receber, ou até mesmo esquecer que enviou aquele e-mail e precisava de uma resposta. É uma coisa fácil de esquecer quando você está ocupado. E a falta de acompanhamento pode afetar a produtividade no futuro, quando você percebe que não pode seguir em frente sem essa resposta.

O acompanhamento por e-mail garantirá que você nunca se esqueça dessa resposta necessária. Ao enviar seu e-mail, você pode agendar um lembrete para enviar um e-mail de acompanhamento. Se você receber a resposta, ou até mesmo um telefonema, antes da data do calendário que você definiu, basta excluir o lembrete de acompanhamento do calendário. É simples, simplificado e poupará seu tempo verificando e verificando novamente seus e-mails enviados para saber quando você enviou mensagens e para quem essas mensagens foram enviadas.

Esta ferramenta adicionará apenas dois botões à sua mensagem do Outlook editor. Para uma licença de usuário único (US $ 24), você terá uso vitalício, novas versões e suporte por um ano. Você pode baixar uma versão de avaliação gratuita primeiro para ver se funciona para você.

8. Onetastic para OneNote

Grátis é sempre bom, e isso é exatamente o que Onetastic para OneNote é. Se você já tem o aplicativo de anotações digital da Microsoft, OneNote, e o adora, ficará maravilhado com este suplemento que oferece ainda mais funções. Onetastic permite que você:

  • Execute tarefas repetidas automaticamente,
  • Baixe macros adicionais conforme necessário,
  • Configure visualizações de calendário para suas páginas do OneNote,
  • Corte ou gire impressões e imagens,
  • Configure estilos personalizados, assim como o Word faz, e
  • Configure menus e índices.

Vídeos e tutoriais estão disponíveis no site, junto com uma seção de perguntas frequentes.

Todos nós estamos procurando maneiras de aumentar nossa produtividade, especialmente no trabalho, e todos nós usamos vários métodos diferentes para ficar mais organizados e menos estressados. Agora, porém, existem ferramentas que podem agilizar o próprio trabalho. Isso é uma grande vantagem.