5 maneiras simples de criar um espaço de trabalho mais produtivo
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5 maneiras simples de criar um espaço de trabalho mais produtivo

Você já percebeu como os espaços de trabalho parecem tão simples e organizados em fotografias de estoque? Você sabe, como a imagem que usei para este artigo? Essa configuração é tão eficiente que parece que o trabalho será feito praticamente sozinho! Me dá um tempo. A mesa de ninguém realmente se parece com isso. O que pode ser um problema quando se trata de produtividade.

Como seu espaço de trabalho físico afeta a produtividade

Em 2011, a OfficeMax realizou uma pesquisa de organização do espaço de trabalho em que 1.000 adultos participaram. Espantosos 77% dos participantes disseram que a desordem prejudica sua produtividade.

A desorganização torna difícil encontrar coisas, e o tempo que você gasta procurando em pilhas desordenadas de papéis e pastas é tempo que você poderia estar usando para realizar um tarefa.

Mais da metade de todos os entrevistados na pesquisa OfficeMax disse que “a desorganização prejudica seu estado de espírito e níveis de motivação”. Mais cedo ou mais tarde, você começa a se sentir enterrado sob o conglomerado de materiais que acumulou. Colocar seu escritório ou cubículo em ordem ajudará a reduzir o estresse e aumentar a produtividade.

Mudanças realistas que o ajudarão a se organizar e ser produtivo

Vou suponha que quando você começou a trabalhar para seu empregador atual, a desordem que você enfrenta todos os dias não era necessária para um trabalho bem executado. Estou certo? Portanto, não há razão para que você não possa voltar ao básico de uma estação de trabalho mais minimalista hoje. Não se preocupe, sua foto de família pode ficar onde está.

1. Identifique o essencial

Um ótimo lugar para começar é identificando quais itens você precisa para realizar seu trabalho. Estamos voltando ao básico, aqui. Determine quais são seus fundamentos básicos e, em seguida, dê a cada item um local designado onde ele esteja sempre ao alcance de um braço.

O que você deve fazer com o não essencial que você já teve deitado por aí? Jogue-os fora, arquive-os, presenteie-os ou devolva-os à pessoa ou local apropriado.

2. Estabeleça um sistema de arquivamento

Dependendo da linha de trabalho envolvida, os sistemas de arquivamento geralmente variam de pessoa para pessoa. Mas existem alguns princípios básicos recomendados para ter em mente ao determinar o seu método.

  • Separe “ler” de “não ler:” os artigos que você já leu devem ser colocado em uma pasta ou bandeja separada dos papéis que você ainda não leu.
  • Categorização: Depois de ler um documento, categorize-o apropriadamente. Para algumas pessoas, isso significa papéis codificados por cores com guias de arquivamento post-it para distinguir itens de alta importância de tarefas diárias padrão. Outros podem preferir arquivar documentos de acordo com projetos ou clientes específicos. Escolha o método de categorização que faz mais sentido para o seu trabalho e - aqui está a parte mais importante - continue com ele!

3. Minimize o ruído

Seu escritório adotou uma planta baixa aberta? Nesse caso, você é forçado a trabalhar em meio a ruídos perturbadores. Um estudo publicado pela Cornell University relata que o ruído diminui a produtividade, aumenta o estresse e a doença e pode diminuir a satisfação no trabalho.

Sua produtividade também diminui ao ouvir música, de acordo com o neurocientista cognitivo Daniel Levitin e um número crescente de pesquisas sobre o assunto. “Em quase todos os casos, seu desempenho em tarefas intelectuais, como ler e escrever, sofre consideravelmente quando você ouve música”, explica Levitin.

O que você deve fazer? Como pedir seu próprio escritório provavelmente está fora de questão, tente investir em alguns fones de ouvido com cancelamento de ruído e abrir mão da música enquanto estiver no trabalho.

4. Prepare sua área de trabalho com antecedência

Leva apenas cinco ou dez minutos para preparar sua área de trabalho para o dia seguinte. Reserve cerca de dez minutos todas as noites antes de sair do escritório para limpar o lixo da sua mesa, limpar canecas e outros pratos, instalar as atualizações necessárias em seu computador e criar uma lista de tarefas para o dia seguinte. Esses poucos minutos de organização permitirão que você chegue ao trabalho todas as manhãs em um espaço de trabalho funcional que incentiva a produtividade.

5. Organize sua área de trabalho do computador

Muitos funcionários de escritório não apenas se sentem sobrecarregados com a quantidade de desordem em sua área de trabalho física, mas também ficam estressados ​​com o estado de sua área de trabalho digital. Se você está trabalhando em um ambiente de escritório, é muito provável que dependa muito de um computador para realizar suas tarefas. Portanto, é importante manter essa parte do seu espaço de trabalho limpa e funcional.

Crie um sistema de arquivamento digital que forneça acesso rápido e fácil a todos os seus documentos. Novamente, a estrutura deste sistema dependerá de suas preferências e funções, mas existem algumas diretrizes que o ajudarão.

  • Evite colocar tudo em uma pasta: Isso já diz tudo. Salvar todos os seus arquivos na mesma pasta é como despejar todos os seus papéis e suprimentos de escritório em uma gaveta de mesa. Que bagunça!
  • A categorização lógica é a chave: tente usar o mesmo método de categorização que você escolheu para seu sistema de arquivamento em papel e aplicá-lo aos seus documentos digitais.
  • Não exagere com as subpastas: as subpastas são ótimas. Mas tome cuidado para não complicar demais seu sistema com muitos deles. Quando arquivos importantes estão a quatro ou cinco cliques de distância, seu intrincado sistema de armazenamento começa a ser uma perda de tempo em vez de uma economia de tempo.

Um espaço de trabalho e os itens dentro dele devem facilitar a produtividade em vez de atrapalhar isto. A implementação dessas cinco mudanças o colocará no caminho certo para realizar mais cada vez que se sentar à sua mesa.